Keuzehulp: hoeveel producten heb ik nodig?
Een van de meest gestelde vragen bij promotionele producten is verrassend eenvoudig: hoeveel stuks heb ik eigenlijk nodig?
Toch is daar geen standaardantwoord op te geven. De juiste bestelhoeveelheid hangt af van het doel van de actie, de doelgroep, het type product en het moment waarop je het product wilt inzetten.
Te weinig bestellen kan ervoor zorgen dat je kansen mist. Te veel bestellen leidt juist tot onnodige kosten en producten die jarenlang in een opslagruimte blijven liggen.
Door vooraf na te denken over het gebruik van het product, kun je vaak verrassend nauwkeurig bepalen hoeveel stuks je nodig hebt.
Begin met het doel van de bestelling
Voordat je nadenkt over aantallen, is het belangrijk om te bepalen waarom je de producten bestelt.
Een beursgiveaway vraagt om een andere aanpak dan een onboardingpakket voor nieuwe medewerkers of een relatiegeschenk voor bestaande klanten.
De verwachte uitgifte bepaalt namelijk grotendeels hoeveel producten je nodig hebt.
Veelvoorkomende situaties
- Beurzen en evenementen
- Klantgeschenken
- Onboarding van medewerkers
- Productlanceringen
- Open dagen
- Direct mail campagnes
- Interne evenementen
Voor iedere situatie gelden andere uitgangspunten.
Hoeveel producten heb je nodig voor een beurs?
Bij beurzen wordt vaak te ruim besteld uit angst om mis te grijpen.
Dat is begrijpelijk, maar niet altijd nodig.
Kijk naar:
- Het verwachte aantal bezoekers.
- Het aantal relevante bezoekers.
- Het aantal beursdagen.
- De aantrekkingskracht van het product.
Niet iedere bezoeker neemt een product mee en niet iedere bezoeker behoort tot de doelgroep.
Een beurs met 5.000 bezoekers betekent dus niet automatisch dat je 5.000 producten nodig hebt.
Vaak is het verstandiger om uit te gaan van het aantal gesprekken dat je verwacht te voeren.
Hoeveel relatiegeschenken heb je nodig?
Bij relatiegeschenken is de doelgroep meestal vooraf bekend.
Daardoor kun je veel nauwkeuriger bestellen.
Denk bijvoorbeeld aan:
- Top 50 klanten
- Belangrijkste leveranciers
- Strategische partners
- Zakelijke relaties
In deze situaties is het verstandig om een kleine reserve aan te houden voor nieuwe relaties of onverwachte situaties.
Hoeveel producten heb je nodig voor medewerkers?
Voor bedrijfskleding, onboardingpakketten en interne evenementen is het aantal vaak eenvoudiger te bepalen.
Toch wordt ook hier regelmatig vergeten om rekening te houden met:
- Nieuwe medewerkers
- Vervangende artikelen
- Groei van de organisatie
- Extra maten
Voor textiel wordt daarom vaak een kleine extra voorraad aangehouden.
Houd rekening met levertijden
Niet ieder product kan op korte termijn opnieuw besteld worden.
Sommige artikelen zijn permanent beschikbaar, terwijl andere producten seizoensgebonden zijn of speciaal geproduceerd worden.
Wanneer een product gedurende langere tijd gebruikt gaat worden, kan het verstandig zijn om iets ruimer te bestellen.
Dat geldt bijvoorbeeld voor:
- Bedrijfskleding
- Merchandise
- Onboardingproducten
- Terugkerende evenementen
Wanneer is een kleine oplage slim?
Niet iedere actie vraagt om grote aantallen.
Sterker nog, steeds meer organisaties kiezen bewust voor kleinere oplages.
Dat heeft verschillende voordelen:
- Minder opslagruimte nodig.
- Minder risico op overschotten.
- Mogelijkheid om ontwerpen sneller aan te passen.
- Minder kapitaal vastgelegd in voorraad.
Voor tijdelijke campagnes of testacties kan een kleinere bestelling daarom juist de verstandigste keuze zijn.
Wanneer is een grotere oplage voordeliger?
Bij veel promotionele producten daalt de prijs per stuk naarmate de oplage groter wordt.
Dat betekent echter niet automatisch dat meer bestellen goedkoper is.
Een lagere stuksprijs is alleen interessant wanneer de producten daadwerkelijk worden gebruikt.
Een voorraad van duizend artikelen die nooit wordt uitgedeeld, is uiteindelijk duurder dan een kleinere bestelling die volledig wordt ingezet.
Een praktische vuistregel
Wanneer je twijfelt over de juiste aantallen, kun je jezelf drie vragen stellen:
- Hoeveel mensen wil ik daadwerkelijk bereiken?
- Hoeveel producten verwacht ik daadwerkelijk uit te delen?
- Hoeveel reserve heb ik realistisch nodig?
Vaak levert dat een betrouwbaarder antwoord op dan simpelweg uitgaan van het totale bezoekersaantal of een standaard veiligheidsmarge.
Veelgestelde vragen
Is het verstandig om extra producten te bestellen?
In veel gevallen wel. Een beperkte reserve kan handig zijn voor nieuwe medewerkers, extra bezoekers of onverwachte aanvragen.
Hoeveel beursgiveaways heb ik nodig?
Dat hangt af van het aantal relevante bezoekers en het type evenement. Kijk vooral naar het aantal gesprekken dat je verwacht te voeren en niet alleen naar het totale bezoekersaantal.
Wanneer is een kleine oplage slim?
Bij tijdelijke campagnes, testacties, evenementen of wanneer je verwacht dat ontwerpen regelmatig veranderen.
Wanneer is een grotere oplage voordeliger?
Wanneer producten langdurig worden gebruikt en de kans groot is dat de volledige voorraad wordt ingezet.
Hoe voorkom ik dat ik te veel bestel?
Door vooraf duidelijk te bepalen wie de ontvangers zijn, hoeveel producten daadwerkelijk worden uitgedeeld en hoeveel reserve echt noodzakelijk is.
Samenvatting
Hoeveel promotionele producten je moet bestellen hangt af van het doel, de doelgroep en de toepassing. Voor beurzen, relatiegeschenken, medewerkers en evenementen gelden verschillende uitgangspunten. Door te kijken naar het verwachte gebruik in plaats van alleen naar het aantal potentiële ontvangers, voorkom je zowel tekorten als onnodige overschotten. De juiste bestelhoeveelheid is uiteindelijk niet de grootste of goedkoopste bestelling, maar de hoeveelheid die daadwerkelijk wordt gebruikt.