Je bestelt 1.000 drinkflessen bij een leverancier, laat er je logo op zetten en deelt ze uit tijdens een evenement. Wie is er dan verantwoordelijk als achteraf blijkt dat er iets mis is met het product?
Het antwoord hangt af van je rol in de keten.
Voor consumentenproducten gelden in Europa regels voor productveiligheid. Sinds december 2024 vormt de General Product Safety Regulation (GPSR) daarvoor een belangrijke algemene basis. Daarin worden verschillende verantwoordelijkheden toegekend aan fabrikanten, importeurs, distributeurs en andere marktdeelnemers.
Eerst bepalen: welke rol heb je?
Wie verantwoordelijk is, begint dus met de vraag welke rol een organisatie heeft.
Koop je een bestaand product bij een Europese leverancier en verkoop je het verder? Dan kun je bijvoorbeeld distributeur zijn.
Haal je producten rechtstreeks van een fabrikant buiten de Europese Unie en breng je die voor het eerst op de Europese markt? Dan ben je in beginsel importeur.
Laat je zelf een product maken en breng je het onder je eigen naam of handelsmerk op de markt? Dan kun je volgens de GPSR als fabrikant worden beschouwd.
Je bedrijfsomschrijving bepaalt dus niet automatisch je juridische rol. De manier waarop het product in de keten terechtkomt is bepalend.
Wat is de verantwoordelijkheid van de fabrikant?
De fabrikant heeft een centrale verantwoordelijkheid voor de veiligheid van het product.
Een fabrikant moet onder meer zorgen dat het product volgens de algemene veiligheidseisen wordt ontworpen en geproduceerd. Ook moet er een risicoanalyse worden uitgevoerd en technische documentatie worden opgesteld en bijgehouden.
Daarnaast gelden eisen voor productidentificatie, contactgegevens en noodzakelijke veiligheidsinformatie.
Blijkt een product toch gevaarlijk? Dan moet de fabrikant maatregelen nemen. Dat kan bijvoorbeeld betekenen dat producten uit de handel worden gehaald of consumenten worden geïnformeerd.
Wat doet een importeur?
Een importeur brengt een product van buiten de Europese Unie voor het eerst op de Europese markt.
Daarmee komt een belangrijke verantwoordelijkheid mee.
De importeur moet vóór het in de handel brengen controleren of het product aan de veiligheidseisen voldoet en of de fabrikant aan zijn verplichtingen heeft voldaan.
Ook moet de importeur zijn eigen contactgegevens vermelden en ervoor zorgen dat noodzakelijke instructies en veiligheidsinformatie aanwezig zijn.
Rechtstreeks producten inkopen buiten de EU betekent dus meer dan alleen een bestelling plaatsen en laten bezorgen.
En een distributeur?
Een distributeur bevindt zich verderop in de handelsketen en is niet de fabrikant of importeur.
Ook een distributeur heeft verplichtingen.
Voor een product wordt aangeboden, moet onder meer worden gecontroleerd of de fabrikant en, indien van toepassing, de importeur aan bepaalde verplichtingen hebben voldaan. Denk aan traceerbaarheid, contactgegevens en noodzakelijke veiligheidsinformatie.
Heeft een distributeur reden om te denken dat een product niet veilig is of niet aan de eisen voldoet? Dan mag het product niet zomaar verder worden aangeboden.
Ook tijdens opslag en vervoer moet ervoor worden gezorgd dat de veiligheid van het product niet in gevaar komt.
Een logo toevoegen maakt je niet automatisch fabrikant
Voor promotionele producten is dit een belangrijke nuance.
Vrijwel ieder promotioneel product wordt aangepast. Er komt bijvoorbeeld een logo op, een naam wordt gegraveerd of het product krijgt een andere verpakking.
Zo'n personalisatie betekent niet automatisch dat degene die de bedrukking laat uitvoeren ineens fabrikant van het volledige product wordt.
De situatie verandert wanneer een product onder de eigen naam of het eigen handelsmerk in de handel wordt gebracht. Ook een substantiële wijziging die invloed heeft op de productveiligheid kan ervoor zorgen dat de partij die de wijziging uitvoert voor de GPSR als fabrikant wordt beschouwd.
Een eenvoudige logobedrukking en een technisch aangepast elektronisch product zijn dus niet zonder meer hetzelfde.
Custom made vraagt extra aandacht
Laat je een volledig eigen promotioneel product ontwikkelen? Dan wordt het nog belangrijker om vooraf vast te stellen wie welke rol heeft.
Denk aan een custom made gadget, speelgoedartikel of ander product dat speciaal voor een organisatie wordt geproduceerd.
Leg niet alleen afspraken vast over ontwerp, kleur en levertijd, maar bepaal ook wie verantwoordelijk is voor bijvoorbeeld veiligheidsbeoordelingen, technische documentatie, productidentificatie en eventuele noodzakelijke testen.
Dat voorkomt dat pas na productie wordt ontdekt dat niemand goed heeft vastgelegd wie waarvoor verantwoordelijk is.
Wat gebeurt er als een product onveilig blijkt?
Ontdek je dat een product mogelijk gevaarlijk is, dan kun je het probleem niet negeren omdat een andere partij het product heeft gemaakt.
Afhankelijk van je rol moet je actie ondernemen. Marktdeelnemers kunnen onder meer verplicht zijn andere partijen in de keten en de toezichthouder te informeren, producten uit de handel te halen en consumenten te waarschuwen.
Daarom is traceerbaarheid zo belangrijk. Je moet kunnen achterhalen over welk product het gaat, waar het vandaan komt en waar het terecht is gekomen.
Checklist: weet jij wie verantwoordelijk is?
✓ Waar komt het product vandaan?
Controleer of het product binnen of buiten de Europese Unie wordt ingekocht.
✓ Wie brengt het product voor het eerst op de EU-markt?
Bij rechtstreekse import van buiten de EU kan de inkopende partij importeur zijn.
✓ Onder wiens naam of handelsmerk wordt het product op de markt gebracht?
Dit kan gevolgen hebben voor de rol als fabrikant.
✓ Wordt het product aangepast?
Bepaal of de wijziging invloed kan hebben op de productveiligheid.
✓ Is duidelijk wie de fabrikant en eventuele importeur zijn?
De keten moet traceerbaar zijn.
✓ Is de benodigde veiligheidsdocumentatie beschikbaar?
Welke documentatie nodig is, hangt af van het product en de rol in de keten.
✓ Zijn verantwoordelijkheden bij custom made vastgelegd?
Maak vooraf duidelijk wie welke productveiligheidstaken uitvoert.
✓ Weet je wat je moet doen bij een veiligheidsprobleem?
Zorg dat er procedures bestaan voor klachten, meldingen en eventuele corrigerende maatregelen.
--> Handig: doe de zelfinspectietool van de NVWA
Veelgestelde vragen
Is de leverancier altijd verantwoordelijk voor productveiligheid?
Nee. De verantwoordelijkheid hangt af van de rol die iedere partij in de keten heeft. Fabrikanten, importeurs en distributeurs hebben verschillende verplichtingen.
Ben ik importeur als ik producten rechtstreeks uit China bestel?
Wanneer je als in de EU gevestigde partij een product uit een land buiten de EU voor het eerst in de Europese Unie in de handel brengt, kun je volgens de GPSR importeur zijn. Daar horen specifieke verplichtingen bij.
Word ik fabrikant als ik mijn logo op een product laat zetten?
Niet automatisch alleen door iedere vorm van personalisatie. Wel kan een partij volgens de GPSR als fabrikant worden beschouwd wanneer zij een product onder haar eigen naam of handelsmerk in de handel brengt. Ook een substantiële wijziging die invloed heeft op de veiligheid kan tot verplichtingen als fabrikant leiden.
Kan ik meerdere rollen tegelijk hebben?
Ja. Welke rol je hebt, moet per product en handelsketen worden bekeken. Een organisatie kan voor het ene product distributeur zijn en voor een ander product importeur of fabrikant.
Samenvatting
Wie verantwoordelijk is voor de veiligheid van een promotioneel product hangt af van de positie in de keten. Vooral rechtstreeks importeren, producten onder eigen naam op de markt brengen en custom made productie kunnen de verantwoordelijkheden veranderen.
Bepaal daarom vóór de bestelling welke rol iedere betrokken partij heeft. Zo weet je niet alleen wie het product levert, maar ook wie waarvoor verantwoordelijk is.
Meer informatie en officiële bronnen
Voor de actuele verplichtingen per rol kun je terecht bij de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit:
NVWA: Wat betekent de GPSR voor mij?
NVWA: Regels van de GPSR voor fabrikanten