Een drinkfles die lekt is vervelend. Een powerbank die oververhit raakt of speelgoed waarvan kleine onderdelen loskomen, is een ander verhaal.
Wie promotionele producten inkoopt, kijkt vaak eerst naar het ontwerp, de prijs en de bedrukking. Maar uiteindelijk moet het product natuurlijk vooral veilig zijn voor degene die het ontvangt en gebruikt.
Voor consumentenproducten gelden daarom Europese regels voor productveiligheid. Een belangrijk uitgangspunt daarbij is simpel: een product dat op de Europese markt wordt aangeboden, moet veilig zijn bij normaal of redelijkerwijs te verwachten gebruik.
De GPSR: algemene regels voor productveiligheid
Sinds 13 december 2024 geldt in Europa de General Product Safety Regulation, meestal afgekort tot GPSR.
Deze verordening bevat algemene veiligheidseisen voor consumentenproducten. De regels gelden voor verschillende partijen in de keten, waaronder fabrikanten, importeurs en distributeurs.
Welke verantwoordelijkheid een organisatie precies heeft, hangt af van haar rol.
Dat is bij promotionele producten extra relevant. Een product inkopen bij een Europese leverancier is juridisch namelijk iets anders dan zelf producten van buiten de Europese Unie importeren of een product onder je eigen merknaam op de markt brengen.
Wanneer is een product veilig?
Bij productveiligheid wordt gekeken naar meer dan alleen de vraag of een product op het eerste gezicht degelijk is.
Er moet onder andere rekening worden gehouden met het normale gebruik van het product en met gebruik dat redelijkerwijs te verwachten is.
Ook de gebruiker speelt een rol. Een product dat bedoeld is voor kinderen vraagt bijvoorbeeld om andere veiligheidsafwegingen dan een relatiegeschenk voor volwassenen.
Afhankelijk van het product kunnen risico's ontstaan door bijvoorbeeld kleine onderdelen, elektriciteit, hitte, materialen of chemische stoffen.
Niet ieder product valt onder precies dezelfde regels
De GPSR vormt de algemene basis, maar voor verschillende productgroepen bestaat aanvullende of specifiekere Europese wetgeving.
Denk bijvoorbeeld aan speelgoed, elektrische apparaten en persoonlijke beschermingsmiddelen.
Voor zulke producten kunnen aanvullende eisen gelden op het gebied van ontwerp, testen, documentatie, waarschuwingen en markeringen.
Het type promotioneel product bepaalt dus mede welke regels je moet controleren.
Een eenvoudige katoenen tas vraagt om andere controles dan een elektronische gadget.
Heeft ieder promotioneel product een CE-markering nodig?
Nee. Een CE-markering is alleen verplicht voor productgroepen waarvoor Europese wetgeving dat voorschrijft. Denk bijvoorbeeld aan speelgoed en veel elektrische producten.
Een pen, notitieboek of gewone drinkfles hoeft dus niet automatisch een CE-markering te hebben.
Sterker nog: een CE-logo op een product waarvoor geen CE-markering is voorgeschreven, is niet het bewijs dat het product veilig is.
Vraag daarom niet standaard: Heeft dit product CE?
Vraag liever: Welke wetgeving en veiligheidseisen gelden voor dit specifieke product en hoe is aangetoond dat het daaraan voldoet?
Let op waarschuwingen en gebruiksinformatie
Sommige producten kunnen alleen veilig worden gebruikt wanneer de gebruiker bepaalde informatie krijgt.
Denk aan een waarschuwing, gebruiksinstructie of veiligheidsinformatie.
Waar dergelijke informatie nodig is, moet die duidelijk en begrijpelijk zijn voor de consument. Voor producten op de Nederlandse markt betekent dit dat noodzakelijke veiligheidsinformatie begrijpelijk moet zijn voor Nederlandse gebruikers.
Een mooie verpakking is dus niet voldoende wanneer belangrijke veiligheidsinformatie ontbreekt.
Een product moet traceerbaar zijn
Productveiligheid stopt niet nadat een product is geleverd. Als later blijkt dat er iets mis is, moet kunnen worden achterhaald om welk product of welke partij het gaat en wie daarvoor verantwoordelijk is.
Daarom stelt de GPSR eisen aan traceerbaarheid en productidentificatie. Dat is belangrijk bij bijvoorbeeld een terugroepactie. Hoe beter de keten is vastgelegd, hoe sneller kan worden achterhaald welke producten betrokken zijn en welke maatregelen nodig zijn.
Personaliseren kan ook invloed hebben
Bij promotionele producten wordt vrijwel altijd iets aan een bestaand product toegevoegd. Een logo wordt bedrukt, een product wordt gegraveerd of er wordt een verpakking omheen ontwikkeld.
Meestal verandert daardoor de functie van het product niet. Toch is het verstandig om bij grotere aanpassingen verder te kijken.
Een wijziging die invloed heeft op de veiligheid van een product kan namelijk ook gevolgen hebben voor de juridische verantwoordelijkheid.
Laat je een bestaand product ingrijpend aanpassen of volledig custom made produceren? Controleer dan opnieuw welke productveiligheidseisen en verantwoordelijkheden gelden.
Checklist: een veilig promotioneel product inkopen
✓ Weet je welke regelgeving voor het product geldt?
Niet ieder promotioneel product valt onder dezelfde specifieke productwetgeving.
✓ Is duidelijk wie de fabrikant, importeur of andere verantwoordelijke partij is?
Zorg dat de keten traceerbaar is.
✓ Kan de leverancier veiligheidsdocumentatie aanleveren?
Vraag bij relevante producten naar de onderbouwing van de productveiligheid.
✓ Is CE-markering daadwerkelijk van toepassing?
Een CE-markering is niet voor ieder product verplicht.
✓ Zijn waarschuwingen en instructies aanwezig waar dat nodig is?
Controleer ook of de informatie begrijpelijk is voor de gebruiker.
✓ Past het product bij de doelgroep?
Besteed extra aandacht aan producten die bijvoorbeeld door kinderen worden gebruikt.
✓ Laat je het product aanpassen?
Controleer of de personalisatie of wijziging invloed kan hebben op de veiligheid.
✓ Kun je het product en de betreffende partij later terugvinden?
Traceerbaarheid is belangrijk wanneer achteraf een veiligheidsprobleem ontstaat.
Een veilig promotioneel product begint dus niet bij een logo of bedrukking, maar bij de vraag of het product zelf geschikt en verantwoord is voor de gebruiker.
Veelgestelde vragen
Moet ieder promotioneel product aan de GPSR voldoen?
De GPSR geldt in beginsel voor non-food consumentenproducten die op de Europese markt worden aangeboden, voor zover specifieke Europese productwetgeving bepaalde risico's of eisen niet al specifieker regelt.
Heeft ieder promotioneel product een CE-markering nodig?
Nee. CE-markering is alleen verplicht voor productcategorieën waarvoor specifieke Europese regelgeving dat voorschrijft.
Wie is verantwoordelijk voor de veiligheid van een promotioneel product?
Dat hangt af van de rol in de keten. Fabrikanten, importeurs en distributeurs hebben ieder eigen verplichtingen. Een organisatie kan bovendien een andere juridische rol krijgen wanneer zij bijvoorbeeld zelf importeert, een product onder haar eigen naam op de markt brengt of een product zodanig wijzigt dat dit gevolgen heeft voor de veiligheid.
Samenvatting
Promotionele producten die bij consumenten terechtkomen moeten veilig zijn. De GPSR vormt daarvoor een belangrijke algemene basis, maar afhankelijk van het product kan aanvullende regelgeving gelden.
Controleer daarom niet alleen prijs, uitstraling en bedrukking. Kijk ook naar de herkomst, toepasselijke regelgeving, veiligheidsinformatie en traceerbaarheid.
Een product is pas een goed promotioneel product als je het met een gerust gevoel kunt weggeven.
Meer informatie en officiële bronnen
Meer weten over productveiligheid en de GPSR? Raadpleeg de officiële informatie van de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA):
GPSR – productveiligheidsverordening