"Laat je e-mailadres achter en maak kans op een prijs." Het is een bekende manier om deelnemers te werven voor een winactie. Misschien wil je naast het uitvoeren van de actie ook nieuwe nieuwsbriefabonnees verzamelen of deelnemers later benaderen met een aanbieding.
Maar daar zit een belangrijk verschil.
Iemand die zijn gegevens achterlaat om mee te doen aan een actie, geeft niet automatisch toestemming om daarna reclame te ontvangen.
Zodra je persoonsgegevens verzamelt en gebruikt, krijg je te maken met privacyregels. Het is daarom verstandig om vóór de start van een promotionele actie goed te bepalen welke gegevens je nodig hebt en waarvoor je ze wilt gebruiken.
Welke persoonsgegevens mag je vragen?
Voor een actie mag je persoonsgegevens verzamelen die je daadwerkelijk nodig hebt voor het doel van die actie.
Organiseer je bijvoorbeeld een winactie? Dan heb je misschien een naam en e-mailadres nodig om de winnaar te kunnen bereiken.
Een geboortedatum, telefoonnummer of woonadres vragen terwijl je die informatie nergens voor nodig hebt, ligt minder voor de hand.
De AVG gaat onder meer uit van dataminimalisatie: verzamel niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor je ze gebruikt.
Vertel wat je met de gegevens doet
Deelnemers moeten kunnen begrijpen waarom je hun persoonsgegevens vraagt en wat ermee gebeurt.
Maak daarom duidelijk waarvoor je de gegevens gebruikt, hoe lang je ze bewaart en of ze met andere partijen worden gedeeld.
Dat kan bijvoorbeeld via een duidelijke privacyverklaring waarnaar je vanuit de actie verwijst.
Gebruik gegevens vervolgens niet zomaar voor een heel ander doel.
Een e-mailadres dat iemand opgeeft zodat je contact kunt opnemen wanneer hij een prijs wint, kun je dus niet automatisch toevoegen aan je marketingbestand.
Deelname en marketingtoestemming zijn twee verschillende dingen
Dit is een belangrijk aandachtspunt bij promotionele acties.
Wil je deelnemers na afloop commerciële e-mails sturen? Vraag daarvoor dan apart toestemming wanneer toestemming vereist is.
Maak van die toestemming geen verplichte voorwaarde om mee te kunnen doen wanneer daar geen goede reden voor bestaat.
Een duidelijke keuze kan bijvoorbeeld zijn:
□ Ja, ik ontvang graag per e-mail nieuws en aanbiedingen van [organisatie].
Het vakje mag niet vooraf aangevinkt zijn. De deelnemer moet zelf bewust kiezen.
Zo blijft duidelijk onderscheid bestaan tussen: meedoen aan de actie en toestemming geven voor marketing.
Mag je deelnemers daarna een nieuwsbrief sturen?
Niet automatisch.
Voor commerciële e-mails en andere elektronische berichten geldt als hoofdregel dat de ontvanger vooraf toestemming moet hebben gegeven.
Daarbij moet duidelijk zijn waarvoor iemand toestemming geeft. Een algemene zin verstopt in de actievoorwaarden is dus geen goede manier om nieuwsbriefinschrijvingen te verzamelen.
Er bestaat onder voorwaarden een uitzondering voor bestaande klanten wanneer reclame wordt gemaakt voor eigen, soortgelijke producten of diensten. Een deelnemer aan een winactie is alleen door deelname echter niet automatisch een bestaande klant.
En telefonisch benaderen?
Sinds 1 juli 2026 zijn de regels voor telemarketing verder aangescherpt.
Bedrijven mogen consumenten en kleine ondernemers zoals zzp'ers en vof's in principe alleen telefonisch benaderen met een commercieel aanbod wanneer zij daarvoor vooraf expliciet toestemming hebben gegeven.
Alleen een telefoonnummer achterlaten voor deelname aan een actie betekent dus niet dat iemand vervolgens voor verkoopdoeleinden gebeld mag worden.
Vraag je een telefoonnummer omdat je de winnaar telefonisch wilt bereiken? Gebruik het nummer dan voor dat doel.
Wil je iemand óók commercieel bellen? Dan moet daarvoor afzonderlijk geldige toestemming bestaan.
Toestemming moet echt een keuze zijn
Wanneer je toestemming als grondslag gebruikt, moet iemand daar bewust voor kunnen kiezen. Toestemming moet onder meer vrij, specifiek en geïnformeerd worden gegeven. Ook moet iemand de toestemming weer kunnen intrekken.
Vermijd daarom vooraf aangevinkte vakjes of onduidelijke teksten waarbij iemand niet goed kan zien waarvoor hij toestemming geeft. Geen vinkje zetten is geen toestemming.
Hoe lang mag je gegevens bewaren?
Persoonsgegevens mag je niet langer bewaren dan nodig voor het doel waarvoor je ze hebt verzameld. Dat betekent niet dat voor iedere promotionele actie één vaste wettelijke bewaartermijn bestaat.
Bepaal vooraf hoe lang je de gegevens nodig hebt. Wanneer de actie is afgelopen, prijzen zijn uitgereikt en eventuele noodzakelijke administratieve verplichtingen zijn afgehandeld, kan het zijn dat bepaalde persoonsgegevens niet langer nodig zijn.
Gegevens van mensen die afzonderlijk toestemming hebben gegeven voor marketing kunnen voor dat andere doel worden verwerkt zolang daarvoor een geldige grondslag bestaat.
Checklist: persoonsgegevens verzamelen bij een actie
✓ Weet je waarom je ieder gegeven vraagt?
Verzamel alleen persoonsgegevens die je daadwerkelijk nodig hebt.
✓ Vertel je deelnemers wat ermee gebeurt?
Wees duidelijk over het doel waarvoor je de gegevens gebruikt.
✓ Wil je de gegevens ook voor marketing gebruiken?
Controleer dan of daarvoor afzonderlijke toestemming of een andere geldige grondslag nodig is.
✓ Is toestemming een echte keuze?
Gebruik geen vooraf aangevinkte vakjes en maak marketingtoestemming niet zomaar verplicht voor deelname.
✓ Wil je commerciële e-mails sturen?
Controleer of daarvoor toestemming bestaat of dat een wettelijke uitzondering van toepassing is.
✓ Wil je deelnemers telefonisch benaderen?
Voor commerciële telemarketing naar consumenten en kleine ondernemers is sinds 1 juli 2026 in beginsel voorafgaande expliciete toestemming nodig.
✓ Kunnen mensen zich eenvoudig afmelden?
Maak het eenvoudig om toestemming in te trekken of bezwaar te maken tegen direct marketing.
✓ Heb je een bewaartermijn bepaald?
Bewaar gegevens niet onbeperkt omdat ze misschien later nog van pas komen.
Verzamel dus niet eerst zoveel mogelijk gegevens om later te bedenken wat je ermee kunt doen. Bepaal eerst het doel en vraag daarna wat daarvoor nodig is.
Veelgestelde vragen
Mag ik een e-mailadres verplicht stellen voor deelname aan een winactie?
Dat kan wanneer het e-mailadres daadwerkelijk nodig is voor de uitvoering van de actie, bijvoorbeeld om een winnaar te informeren. Dat betekent niet automatisch dat het adres ook voor marketing mag worden gebruikt.
Mag ik alle deelnemers na de actie een nieuwsbrief sturen?
Niet alleen omdat zij hebben meegedaan. Voor commerciële e-mail is in beginsel voorafgaande toestemming nodig, tenzij een specifieke wettelijke uitzondering van toepassing is.
Mag ik een telefoonnummer vragen om de winnaar te bellen?
Als dat nummer daadwerkelijk voor dat doel nodig is, kan dat. Het telefoonnummer vervolgens gebruiken voor telemarketing is een ander doel waarvoor aparte regels gelden.
Samenvatting
Persoonsgegevens verzamelen tijdens een promotionele actie mag, maar bepaal vooraf waarom je de gegevens nodig hebt. Vraag niet meer dan noodzakelijk en vertel deelnemers duidelijk wat ermee gebeurt.
Wil je de verzamelde gegevens daarna gebruiken voor commerciële e-mails of telefoontjes? Behandel dat als een apart doel. Deelname aan een actie is niet hetzelfde als toestemming voor marketing.