Wat is een onboardingpakket?
Een onboardingpakket, ook wel welkomstpakket genoemd, is een pakket dat een nieuwe medewerker rond de eerste werkdag ontvangt. Daar kunnen praktische spullen in zitten die nodig zijn voor het werk, aangevuld met merchandise, een persoonlijk welkomstbericht of een klein cadeau. Het pakket is daarmee onderdeel van een groter onboardingproces.
Volgens SHRM draait onboarding om het integreren van een nieuwe medewerker in de organisatie en de bedrijfscultuur. Tegelijkertijd moet iemand de informatie en middelen krijgen die nodig zijn om goed aan de slag te kunnen. Een goed onboardingproces duurt volgens HR experts dan ook veel langer dan alleen die eerste introductiedag.[1]
Die doos op het bureau gaat dat hele proces natuurlijk niet voor je oplossen. Een fijne leidinggevende, duidelijke verwachtingen en goed contact met collega's zijn veel belangrijker.
Het pakket kan wel direct een signaal afgeven: fijn dat je er bent, we hebben op je gerekend.
Waarom is die eerste indruk zo belangrijk?
Een nieuwe baan beginnen is spannend. Zelfs iemand die tijdens de sollicitatiegesprekken bijzonder zelfverzekerd tegenover je zat, vraagt zich de eerste dagen waarschijnlijk af hoe alles werkt en of hij of zij binnen het team gaat passen.
Juist in die periode is het gevoel van welkom zijn belangrijk.
Gallup beschrijft belonging, het gevoel dat je ergens bij hoort, als een belangrijk onderdeel van onboarding. Nieuwe medewerkers willen begrijpen waar een organisatie voor staat en tegelijkertijd ervaren dat ze door collega's worden geaccepteerd.[2] Ook SHRM benadrukt dat onboarding ertoe moet bijdragen dat nieuwe medewerkers zich gewaardeerd en ondersteund voelen.[3] Daar kan een onboardingpakket op een kleine, tastbare manier aan bijdragen.
Stel dat er op je eerste dag een laptop klaar staat met daarnaast een drinkfles, hoodie en kaart waarop je nieuwe collega's je persoonlijk welkom heten. Dat geeft een heel ander eerste gevoel dan een leeg bureau en de mededeling dat IT waarschijnlijk ergens vanmiddag je account activeert. Voelt niet heel welkom en gastvrij, toch?
Een welkomstcadeau bouwt niet automatisch loyaliteit op
Het is verleidelijk om te zeggen dat een onboardingpakket ervoor zorgt dat medewerkers loyaler worden. Zo simpel is de relatie natuurlijk niet. Want laten we eerlijk zijn: niemand blijft drie jaar langer bij een werkgever vanwege een bijzonder fijne thermosfles.
Onderzoek laat zien dat een goede onboardingervaring samenhangt met betrokkenheid, het gevoel van verbondenheid en retentie. Gallup rapporteert bijvoorbeeld dat medewerkers die hun onboarding als uitzonderlijk goed ervaren bijna twee keer zo vaak aangeven volledig voorbereid te zijn op hun functie. Ze zijn daarnaast 2,3 keer zo vaak van mening dat hun baan even goed of beter is dan ze vooraf hadden verwacht.[2]
Waardering speelt gedurende de verdere werknemersreis eveneens een rol. Gallup en Workhuman volgden bijna 3.500 medewerkers tussen 2022 en 2024 en zagen dat medewerkers die goede erkenning en waardering ontvingen 45 procent minder vaak van organisatie waren veranderd.[4]
Een onboardingpakket kun je dus het beste zien als één onderdeel van die bredere ervaring. Het maakt de eerste werkdag prettiger en kan laten zien welke aandacht en cultuur iemand bij de organisatie mag verwachten.
Daar moet de rest van de onboarding vervolgens natuurlijk wel bij aansluiten.
Wat stop je in een onboardingpakket?
Hier wordt het leuk, want een succesvol welkomstpakket hoeft helemaal niet bij iedere medewerker hetzelfde te zijn.
Kijk eerst naar het werk dat iemand gaat doen. Welke spullen gaat deze persoon daadwerkelijk gebruiken? Wat maakt een gemiddelde werkdag makkelijker of prettiger?
Daar ontstaan meestal betere ideeën uit dan wanneer je begint met een catalogus vol merchandise.
Voor iemand die veel achter een bureau werkt
Bij een kantoorfunctie zijn producten die dagelijks binnen handbereik liggen vaak interessant. Denk aan een goede drinkfles of koffiebeker die naast de laptop kan blijven staan. Een telefoonhouder kan praktisch zijn tijdens videocalls en een draadloze oplader voorkomt het dagelijkse gezoek naar het juiste kabeltje.
Ook een kwalitatief notitieboek kan nog steeds uitstekend werken. Zelfs in een digitaal kantoor blijven er altijd mensen bestaan die tijdens een vergadering liever iets op papier krabbelen.
Kijk daarbij ook naar de werkplek zelf. Werkt iemand veel thuis? Dan kan een item voor de thuiswerkplek juist een leuke aanvulling zijn.
Voor iemand die veel onderweg is
Een collega die dagelijks in de auto zit, klanten bezoekt of van locatie naar locatie reist, heeft weinig aan een pakket dat volledig rondom een bureau is bedacht.
Een goede thermofles ligt dan meer voor de hand. Ook een stevige lunchbox of herbruikbare lunchwrap kan praktisch zijn. Denk eventueel aan een powerbank, een degelijke rugzak of andere producten die iemand makkelijk onderweg gebruikt.
Hier zie je meteen waarom de functie ertoe doet. Het leukste onboardingproduct is vaak het product waarvan iemand een paar maanden later denkt: deze gebruik ik eigenlijk iedere dag.
Merchandise kan het teamgevoel versterken
Een hoodie, T shirt, sweater, cap of ander kledingstuk met de huisstijl kan eveneens goed werken in een onboardingpakket. Vooral wanneer medewerkers die kleding binnen het bedrijf ook daadwerkelijk dragen.
Een nieuwe collega die tijdens zijn eerste week ziet dat de rest van het team dezelfde hoodie aantrekt bij evenementen, teamdagen of vrijdagmiddagactiviteiten, krijgt iets wat letterlijk bij de groep hoort. Daar zit een subtiele vorm van verbinding in.
Het ontwerp verdient daarbij wel aandacht. Een kledingstuk met een gigantisch bedrijfslogo op de borst wordt al snel werkkleding die thuis achter in de kast belandt. Mooie merchandise die ook los van het werk gedragen kan worden, heeft veel meer kans om onderdeel te worden van iemands garderobe.
Zo wordt het tegelijkertijd een welkomstgeschenk en iets waarmee medewerkers zich met de organisatie kunnen identificeren.
Laat ook iets van jullie cultuur zien
Een goed onboardingpakket hoeft niet uitsluitend uit nuttige spullen te bestaan. Juist één item met een verhaal kan veel zeggen over de organisatie.
Heeft het bedrijf een sterke koffiecultuur? Stop er een eigen mok en goede koffie in. Is vrijdagmiddag bij jullie heilig? Misschien past daar iets bij. Werkt iedereen veel op locatie? Kies iets dat verwijst naar die dagelijkse praktijk.
Ook interne grapjes kunnen leuk zijn, zolang een nieuwe medewerker ze zonder uitgebreide uitleg begrijpt. Het doel is tenslotte dat iemand zich welkom voelt en niet dat hij op dag één ontdekt dat er blijkbaar al zeven jaar een grap bestaat waar iedereen behalve hij om moet lachen.
Een klein boekje met typische bedrijfsgewoontes, een kaart van het team of een persoonlijke boodschap van collega's kan minstens zoveel bijdragen als een extra product.
Vergeet de persoonlijke boodschap niet
Van alle onderdelen in het pakket is een kaart waarschijnlijk een van de goedkoopste. En misschien wel een van de belangrijkste.
Schrijf de naam van de medewerker erop en laat bijvoorbeeld de manager of het team een paar regels toevoegen. Dat maakt direct duidelijk dat het pakket voor deze persoon is samengesteld en niet uit een stapel identieke dozen bij HR komt.
Je kunt ook al vóór de eerste werkdag iets opsturen. SHRM noemt preboarding, de periode tussen het accepteren van de baan en de daadwerkelijke startdatum, als onderdeel van een uitgebreider onboardingproces.[5] Een klein welkomstpakket dat een paar dagen voor de eerste werkdag thuis aankomt, kan de voorpret vergroten en meteen een eerste verbinding met de organisatie creëren.
Zeker wanneer iemand zijn vorige werkgever net heeft verlaten en nog een paar weken moet wachten voordat de nieuwe baan begint, is dat een mooi moment om alvast contact te maken.
Het beste onboardingpakket past bij de werkdag
Wie een onboardingpakket samenstelt, kan het beste beginnen bij de nieuwe collega zelf.
Gaat deze persoon vooral achter een bureau werken of juist veel op pad? Welke spullen gebruikt iemand tijdens een normale werkdag? Welke merchandise past bij jullie cultuur? En welke producten zijn goed genoeg om over een jaar nog steeds gebruikt te worden?
Als je daar eerst over nadenkt, wordt het een stuk makkelijker om de juiste inhoud te kiezen.
Een onboardingpakket is tenslotte een van de eerste tastbare ervaringen die iemand met zijn nieuwe werkgever heeft. Dan is het wel zo leuk als de inhoud verder komt dan een standaard pen, een folder met de bedrijfswaarden en een mok die vooral laat zien hoe groot jullie logo kan worden.
Een nieuwe collega heeft al genoeg nieuwe dingen te onthouden. Zorg er vooral voor dat het gevoel van die eerste dag positief blijft hangen.
Bronnen
[1] SHRM, New Hire Integration: Start Here When Onboarding a New Employee, augustus 2024
https://www.shrm.org/topics-tools/news/talent-acquisition/new-employee-onboarding-guide-talent-acquisition/
[2] Gallup, Essential Ingredients for an Effective Onboarding Program
https://www.gallup.com/workplace/246242/essential-ingredients-effective-onboarding-program.aspx
[3] SHRM, Employee Onboarding Guide: Roles & Responsibilities, mei 2024
https://www.shrm.org/topics-tools/topics/onboarding/roles-responsibilities
[4] Gallup, Employee Retention Depends on Getting Recognition Right, september 2024
https://www.gallup.com/workplace/650174/employee-retention-depends-getting-recognition-right.aspx
[5] SHRM, Employee Onboarding Guide: Onboarding Process, mei 2024