Via de Werkkostenregeling kun je als werkgever bepaalde vergoedingen, verstrekkingen en voorzieningen onbelast aan medewerkers geven. Dat mogen ook zaken zijn waar een werknemer privé voordeel van heeft, zoals een kerstpakket of een ander personeelsgeschenk.
Voor werkgevers die hun medewerkers af en toe iets extra’s willen geven, is vooral de vrije ruimte binnen de WKR interessant.
Wat is de vrije ruimte?
De vrije ruimte is het deel van de totale fiscale loonsom dat je als werkgever kunt gebruiken voor onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan medewerkers. Denk bijvoorbeeld aan een kerstpakket, een personeelscadeau of bepaalde andere extra’s.
In 2026 bedraagt die vrije ruimte:
2% over de eerste € 400.000 van de fiscale loonsom en 1,18% over het bedrag daarboven. Vanaf 1 januari 2027 wordt het percentage over de eerste € 400.000 verhoogd naar 2,16%.
Heb je bijvoorbeeld een totale fiscale loonsom van € 400.000, dan heb je in 2026 een vrije ruimte van € 8.000.
Dat bedrag kun je binnen de regels van de WKR gebruiken voor extra’s aan je medewerkers.
En wat als je over de vrije ruimte heen gaat?
Hier wordt het iets minder gezellig.
Zodra de vergoedingen en verstrekkingen die je in de vrije ruimte hebt ondergebracht samen boven het beschikbare bedrag uitkomen, betaal je als werkgever over het meerdere een eindheffing van 80%.
Het loont dus om gedurende het jaar goed bij te houden hoeveel vrije ruimte al is gebruikt. Zeker wanneer je later in het jaar nog een kerstpakket, eindejaarsgeschenk of andere attentie wilt geven.
Niet alles gaat van de vrije ruimte af
Belangrijk om te weten: lang niet alles wat je aan medewerkers verstrekt, hoeft automatisch ten koste te gaan van de vrije ruimte.
Voor bepaalde kosten bestaan gerichte vrijstellingen. Denk bijvoorbeeld aan sommige reiskosten, een Verklaring Omtrent het Gedrag of maaltijden tijdens overwerk. Daarnaast kunnen bepaalde voorzieningen op de werkplek een nihilwaardering hebben, zoals koffie en thee op het werk.
Voor gereedschap, tablets en smartphones kan bovendien het noodzakelijkheidscriterium gelden. Als je zo’n product als werkgever noodzakelijk vindt voor het werk, kan het onder voorwaarden belastingvrij worden verstrekt.
Een regulier personeelsgeschenk, zoals een kerstpakket of een cadeau vanwege de Dag van de Medewerker, valt meestal wél binnen de vrije ruimte.
Wat betekent dit voor personeelsgeschenken?
De WKR geeft werkgevers ruimte om medewerkers gedurende het jaar iets extra’s te geven zonder dat daar direct loonbelasting voor de werknemer tegenover staat.
Dat maakt het interessant om vooraf naar je geefmomenten te kijken. Misschien wil je in april iets doen voor de Dag van de Medewerker, in de zomer een klein bedankje geven en aan het einde van het jaar een kerstpakket uitdelen.
Door die momenten vooraf mee te nemen in je planning, voorkom je dat in december ineens blijkt dat de vrije ruimte al grotendeels is opgebruikt.
Een personeelsgeschenk begint dus misschien bij een leuk idee, maar een snelle blik op de WKR hoort er gewoon bij.
Houd ruimte voor het einde van het jaar
Vooral kerstpakketten en eindejaarsgeschenken kunnen bij grotere teams behoorlijk aantikken. Een cadeau van € 50 lijkt misschien overzichtelijk, maar bij 200 medewerkers gaat het al om € 10.000.
Daarom is het slim om niet pas in november naar de WKR te kijken. Houd gedurende het jaar bij welke vergoedingen en geschenken in de vrije ruimte zijn ondergebracht en bepaal hoeveel budget je wilt reserveren voor belangrijke geefmomenten.
Zo voorkom je dat een goedbedoeld cadeau achteraf een stuk duurder uitpakt dan gepland.
Want medewerkers verrassen is leuk. De Belastingdienst onbedoeld met 80% laten meegenieten iets minder.