Met de juiste voorbereiding is het bestellen van promotieartikelen en relatiegeschenken een koud kunstje. Om te zorgen dat jouw bestelling vlekkeloos verloopt, geen vertraging oploopt en het eindresultaat er strak uitziet, hebben we de belangrijkste zaken voor je op een rij gezet.
1. De artwork checklist: zo lever je je logo écht goed aan
Het drukwerk valt of staat met de kwaliteit van het aangeleverde bestand. Een logo dat er op een laptopscherm scherp uitziet, is helaas niet automatisch geschikt voor drukwerk. Let op deze drie dingen:
- Lever een vectorbestand aan: vraag aan je marketingafdeling of grafisch ontwerper om een vectorbestand (vaak in bestandsformaat .eps, .ai of .pdf). In tegenstelling tot pixelbestanden (vaak .jpg of .png) kan een vectorbestand oneindig worden vergroot of verkleind zonder kwaliteitsverlies. Pak daarom nooit voor het gemak het logo uit je mailhandtekening, maar vraag deze altijd op bij je vormgever, marketing- of communicatieafdeling.
- Geef de juiste kleurcodes door: schermen werken met RGB-kleuren, maar drukwerk gebruikt PMS- (Pantone) of CMYK-kleuren. Door je exacte PMS-codes door te geven, weet de drukker precies welke mengverhouding nodig is om jouw specifieke merkkleur identiek op het product te krijgen.
- Zet teksten om naar contouren: gebruik je een leus of webadres in het ontwerp? Zorg dat de lettertypen in het bestand zijn omgezet naar 'contouren' (lijnen). Zo voorkom je dat het lettertype bij de drukker verspringt naar een standaardlettertype.
2. Positie en formaat: denk na over het eindresultaat
Niet alleen wat je op het artikel zet telt, maar ook waar en hoe groot het komt te staan.
- Houd rekening met het drukoppervlak: een gedetailleerd logo met veel kleine tekst, verfijnde lijntjes of een uitgebreide pay-off werkt fantastisch op een linnen tas. Maar op het smalle oppervlak van een balpen of een kleine USB-stick valt die fijne tekst weg of loopt de inkt dicht. Kies bij kleine artikelen liever voor een vereenvoudigde variant van je logo of alleen een strak beeldmerk.
- Denk aan de uitstraling: Soms is een subtiele bedrukking veel chiquer. Een klein, stijlvol logo op de mouw van een sweater of gegraveerd op de dop van een drinkfles zorgt er vaak voor dat mensen het artikel met meer plezier en vaker dragen of gebruiken.
3. Druktechnieken ontrafeld: welke kies je wanneer?
Heb je keuze uit verschillende druktechnieken? Je hoeft zelf geen drukker te zijn, maar het helpt om het verschil te weten tussen de meest voorkomende technieken:
- Zeefdruk & tampondruk: de klassiekers voor vlakke of licht gebogen voorwerpen (zoals pennen, mokken en tassen). Ideaal voor strakke logo's met 1 tot 4 specifieke PMS-kleuren.
- Digitale print (full colour): perfect voor ontwerpen met veel kleuren, kleurverlopen of foto’s. Wil je foto’s aanleveren? Zorg dat deze een minimale kwaliteit van 300 dpi op het drukformaat hebben.
- Lasergravure: de meest duurzame optie voor metalen of houten producten (zoals luxe thermosbekers of pennen). Het slijt nooit en geeft een hele chique, subtiele uitstraling.
- Borduren: perfect voor kleding en caps. Het geeft een hoogwaardige look en blijft ook na tientallen wasbeurten mooi.
4. Tijd, logistiek en aantallen: voorkom verrassingen
Een goede planning geeft rust. Houd bij je bestelling rekening met de volgende praktische zaken:
- De digitale drukproef: voordat de drukpersen gaan draaien, ontvang je altijd een digitale drukproef. Controleer deze nauwkeurig op tekst, kleur en positie. De levertijd gaat pas in op het moment dat jij deze proef officieel goedkeurt.
- Levertijden: onbedrukte artikelen zijn vaak binnen een paar werkdagen in huis, maar voor bedrukte artikelen of maatwerk moet je rekenen op gemiddeld één tot enkele weken. Bestel dus ruim op tijd voor je geplande event.
- Slim gebruikmaken van staffels: bij bedrukte artikelen spelen opstartkosten een grote rol. Twijfel je tussen 75 of 100 stuks? Vraag altijd de prijs op voor beide aantallen. Door de staffelkorting is het prijsverschil vaak minimaal, terwijl je wel extra voorraad achter de hand hebt.
- Verzendlocatie(s): moet alles in één grote zending naar kantoor, rechtstreeks naar een beurshal, of zoek je een partner die individuele brievenbuspakketjes naar de thuiswerkadressen van je collega's stuurt? Bespreek jouw wensen en mogelijkheden met de leverancier.
De snelle check
Vlak voordat je de knop 'Bestellen' indrukt, vink je dit lijstje even af:
- Heb ik het logo aangeleverd als vectorbestand (.eps, .ai of .pdf)?
- Zijn de PMS-kleurencodes doorgegeven?
- Is het logo niet te gedetailleerd voor het gekozen drukoppervlak?
- Is de digitale drukproef op alle details gecontroleerd en goedgekeurd?
- Is de uiterste leverdatum afgestemd met de leverancier?
- Is het afleveradres (en eventuele beurslocatie) juist doorgegeven?
Conclusie: een goede voorbereiding is het halve werk
Door vooraf je vectorbestanden klaar te zetten, kritisch te kijken naar de schaalbaarheid van je logo en tijdig te bestellen, stuur je het proces vanaf het eerste moment soepel aan. Zo kom je nooit voor verrassingen te staan en ontvang je gegarandeerd promotieartikelen die precies uitstralen waar jouw organisatie voor staat.